Existuje více způsobů, jak předávat záznamy a/nebo digitální dokumenty do Národního repozitáře. Vždy je nutné nejprve uzavřít s Národní technickou knihovnou smlouvu o spolupráci (viz Jak spolupracovat). Všechny způsoby ukládání záznamů, digitálních dokumentů i jakékoliv návazné služby (školení, konzultace) jsou bezplatné.
Během procesu navázání spolupráce se volí způsob spolupráce. Jednotlivé způsoby lze i kombinovat, například předávat automatizovaně všechny záznamu jednoho typu a ručně vkládat vybrané dokumenty jiného typu, které nemáte uložené ve svém systému. Pro volbu typu spolupráce je důležité rozhodnout, které typy dokumentů chcete do NR předávat, jestli můžete předávat do NR i plné texty dokumentů, a zda mohou být veřejně přístupné.
Vkládaný obsah vždy musí být v souladu s typologií repozitáře a soubory musí být v povoleném formátu.
Do NR je možné předávat předávat data následujícími způsoby. Způsoby se zásadně liší technickým provedením.
1. Automatizované předávání dat z vlastního systému
- NR může přebírat celé záznamy včetně souborů nebo pouze jejich metadata přes OAI-PMH
- Je potřeba domluvit rozsah, způsob a případně frekvenci předávání
- V povolených formátech a dle typologie repozitáře
- Mapování mezi metadatovými schématy vznikne ve spolupráci zájemce a NTK
Automatizované předávání dat nebol-li harvest je proces, při kterém se přes protokoly OAI-PMH předává metadatový záznam z původního umístění (repozitáře, systému pro ukládání publikační činnosti, studijního informačního systému aj.), případně i společně se souborem. Předávání se děje periodicky, frekvence se domlouvá na základě přání instituce a optimalizace procesu pro NR. Metadatový záznam a soubor potřebují své jedinečné odkazy na své původní umístění. Národní repozitář má specifický metadatový model a pro předání je potřeba vytvořit mapovací skript pro definici ekvivalentních položek.
Předávat je možné pouze metadatový záznam, pak NR požaduje, aby součástí metadatového záznamu byl i URL odkaz na soubor v jeho původním umístění (domovském repozitáři/systému), který k danému záznamu patří. Nezáleží na tom, zda je soubor volně přístupný nebo uzamčený.
Při této variantě spolupráce se nepředpokládá další ruční správa záznamů institucí, nutná je ale komunikace správce daného systému s kontaktními osobami NR. Správce daného systému (zástupce partnerské instituce) dostane přístup do NR pro kontrolu přenosu záznamů. Tento způsob spolupráce je vhodný pro instituci s vyšší produkcí dokumentů a vlastním systémem na jejich ukládání.
2. Ruční vytváření záznamů s přiloženými dokumenty
- Záznam vytváří pověřený vkladatel nebo kurátor instituce
- Výběr dokumentů je na rozhodnutí instituce
- K vytvoření záznamu a vložení dokumentu slouží vkládací formulář
- Při vkládání je nutné respektovat typologii NR a povolené formáty souborů
- Dostupný Manuál ke vkládání
Ruční vytváření záznamů je uživatelsky přívětivá možnost, která nevyžaduje zapojení administrátora nebo předchozí zkušenosti s podobnými systémy. Záznamy vytváří v uživatelském prostředí repozitáře (vkládací formulář) pověřená osoba v podobě kurátora nebo vkladatele. V repozitáři je nastavené workflow kontroly záznamů, které zajišťuje konzistentnost dat a dodržení typologie v repozitáři.
Pro pověřené osoby jsou připraveny podpůrné materiály, které provedou uživatele krok za krokem v práci s repozitářem (manuál pro vkládání). Pro kurátory NTK připravuje speciální školení pro práci s repozitářem.
Pokud vám nevyhovuje ani jeden způsob spolupráce, kontaktujte nás na e-mailu info@narodni-repozitar.cz.
Spojíme se s Vámi a zkusíme najít vhodné řešení.