Základní ustanovení
Národní technická knihovna (dále jen „NTK“) při provozu Národního repozitáře postupuje při zpracování osobních údajů podle zákona a dalších obecně závazných předpisů. Osobní údaje jsou zpracovávány zaměstnanci NTK manuálním a automatizovaným způsobem. NTK zpracovává pouze pravdivé a přesné osobní údaje, které za tím účelem ověřuje a aktualizuje, pouze v nezbytném rozsahu a po dobu nezbytnou k danému účelu. Zpracování probíhá v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR).
Kontaktní údaje NTK:
Adresa: Technická 2710/6, 160 80 Praha 6 – Dejvice
IČO: 61387142
E-mail: 160 80 Praha 6 – Dejvice
Telefon: +420 232 002 535
Kontaktními údaje pověřeného zaměstnance:
Výklad základních pojmů
Osobní údaje
Veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
Správce osobních údajů
Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; jsou-li účely a prostředky tohoto zpracování určeny právem Unie či členského státu, může toto právo určit dotčeného správce nebo zvláštní kritéria pro jeho určení.
Zpracovatel osobních údajů
Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.
Pseudonymizace
Takové zpracování osobních údajů, že již nemohou být přiřazeny konkrétnímu subjektu údajů bez použití dodatečných informací, pokud jsou tyto dodatečné informace uchovávány odděleně a vztahují se na ně technická a organizační opatření, aby bylo zajištěno, že nebudou přiřazeny identifikované či identifikovatelné fyzické osobě.
Subjekt údajů
Fyzická osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány.
Příjemce osobních údajů
Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli. Avšak orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem členského státu, se za příjemce nepovažují; zpracování těchto osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany údajů pro dané účely zpracování.
Zdroje a kategorie zpracovávaných osobních údajů
- Jména, příjmení, tituly, identifikátory a afiliace autorů a přispěvatelů v metadatových záznamech popisujících dílo a v dílech samotných. Zdrojem jsou autoři samotní, pověření zástupci partnerských institucí (vkladatelé, kurátoři), kteří k dílům vykonávají majetková autorská práva nebo systémy institucí (repozitáře, OBD…).
- Tyto údaje se vyskytují v repozitáři. Je zájmem autorů, aby informace o jejich autorství byla v metadatových záznamech a dílech jasně uvedena. Proto jsou tyto informace zachovávány i po ukončení smlouvy s partnerskou institucí, pokud obsah (metadatové záznamy a díla) zůstává nadále v NR plnohodnotně nebo v podobě tzv. tombstones (zkrácené citace záznamů, které byly z repozitáře smazány).
- Jména, příjmení, afiliace a emaily kurátorů (správců jednotlivých komunit). Zdrojem jsou tyto osoby nebo jiní pověření zástupci partnerských institucí.
- Tyto údaje se vyskytují v repozitáři samotném (jejich předání je nutné k vytvoření uživatelského účtu a přidělení práv ke komunitě), ale také v CRM systému pro správu kontaktů na partnerské instituce. Seznam kurátorů je uveřejněn rovněž na webu NR.
- Jména, příjmení, afiliace a emaily dalších členů komunit. Zdrojem jsou tyto osoby nebo jiní pověření zástupci partnerských institucí.
- Tyto údaje se vyskytují v repozitáři samotném (jejich předání je nutné k vytvoření uživatelského účtu a přidělení práv ke komunitě).
- Jména, příjmení, afiliace a emaily dalších kontaktních osob za partnerské instituce. Zdrojem jsou tyto osoby nebo jiní pověření zástupci partnerských institucí.
- Tyto údaje se vyskytují v CRM systému pro správu kontaktů na partnerské instituce. Jsou nezbytné pro komunikaci s danou institucí.
- Jména, příjmení, identifikátory autorů užívaných pro slovník autorů v NR. Zdrojem je veřejná databáze výsledků vědy a výzkumu IS VaVaI provozovaným Radou vlády pro výzkum, vývoj a inovace (RRVI).
- Tyto údaje se vyskytují veřejně v repozitáři samotném a ve zdrojovém kódu repozitáře na neveřejném Gitea.
Účel a právní důvod tohoto zpracování
NTK zpracovává osobní údaje, které byly poskytnuty na základě smlouvy s partnerskými institucemi, které poskytují metadatové záznamy a odborné dokumenty v digitální podobě do NR. Tyto údaje jsou nezbytné pro naplnění rozsahu spolupráce stanoveném smlouvou.
Účelem zpracování osobních údajů je:
- vytvoření uživatelského účtu ve službě NR a přiřazení do komunity,
- identifikace autorů děl,
- získání kontaktních údajů, které jsou nezbytné pro proces uzavření smlouvy a komunikace ohledně nastavení a zajištění spolupráce partnerské instituce a NTK a uživatelské podpory.
Doba uchovávání údajů
Osobní údaje jsou uchovávány po dobu nezbytnou k výkonu práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi partnerskou institucí nebo jinými uživateli NR a NTK.
Doba uchovávání osobních údajů je dle standardů NTK 2 roky. Tato doba se automaticky prodlužuje, pokud je uchovávání osobních údajů stále žádoucí (obsah je uchovávaný v NR a/nebo smlouva s partnerskou institucí trvá).
Po uplynutí doby uchovávání osobních údajů budou osobní údaje vymazány, kromě nutného uvádění jmen autorů v tombstones.
Vaše práva
- právo na přístup ke svým osobním údajům dle čl. 15 GDPR;
- právo na opravu osobních údajů dle čl. 16 GDPR, popřípadě omezení zpracování dle čl. 18 GDPR;
- právo na výmaz osobních údajů dle čl. 17 GDPR;
- právo vznést námitku proti zpracování dle čl. 21 GDPR;
- právo na přenositelnost údajů dle čl. 20 GDPR;
- právo odvolat souhlas se zpracováním písemně nebo elektronicky na adresu nebo email správce uvedený v čl. III těchto podmínek.
Dále máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) v případě, že se domníváte, že bylo porušeno Vaše právo na ochranu osobních údajů a i přes nahlášení tohoto porušení Správci osobních údajů nedošlo k nápravě.
Správce osobních údajů odpovídá za dodržení zásad zpracování, které kladou závazné právní předpisy. Správce může přizvat další subjekt, který osobní údaje pro ně zpracovává. Mezi správcem a zpracovatelem musí být uzavřená smlouva, v níž je stanoven předmět a doba trvání zpracování, povaha a účel zpracování, typ osobních údajů a kategorie subjektů údajů, povinnosti a práva správce. V závislosti na typu informace, důvodu jejího zpracování, užití informace a způsobu přístupu do repozitáře, může NTK vystupovat v roli zpracovatele i správce.
Pokud NTK vystupuje jako zpracovatel, nemůže vyhovět všem požadavkům, které mohou být uplatněny na základě práv subjektu. Takové požadavky NTK zaeviduje a předá požadavek správci OÚ nebo pověřenci pro OÚ popř. jiné kontaktní osobě správce (partnerská instituce). Subjekt je informován NTK, pokud se předání žádosti nezdaří.
Právo na přístup ke svým osobním údajům
Subjekt osobních údajů v repozitáři má právo na přístup k osobním údajům, kterých je NTK pro službu NR správce nebo zpracovatel. Pokud je NTK správce, má subjekt právo od NTK na získání potvrzení, zda jsou osobní údaje zpracovávány, jaký je účel zpracování, kategorie dotčených osobních údajů, příjemci nebo kategorie osobních údajů, informace o zdrojích osobních údajů a být informován o svých dalších právech dle předpisu GDPR. Žádost na přístup k osobním údajům vyřizuje odpovědná osoba NTK. Pokud je NTK v pozici zpracovatele, je nutné žádost předat správci osobních údajů – partnerské instituci (poskytovateli obsahu do NR).
Právo na opravu
Subjekt údajů má právo na opravu nepřesných osobních údajů a to bez zbytečného odkladu. Pokud je NTK v pozici zpracovatele, je nutné žádost předat správci osobních údajů – partnerské instituci (poskytovateli obsahu do NR) a požadavek vyřešit ve spolupráce NTK a správce osobních údajů, NTK nemůže takový požadavek vyřešit bez této spolupráce.
Právo na výmaz
Osobní údaje uchovává NR pouze po dobu, po kterou jsou nezbytné pro naplnění stanoveného účelu a plnění smluvních závazků. Subjekt má právo zažádat o výmaz osobních údajů dle čl. 17 odst. 1 písmen a-f nařízení o GDPR.
U některých dat platí veřejný zájem je zachovat, ačkoliv obsahují osobní data subjektů. V takovém případě žádosti nelze vyhovět. Zároveň subjekt musí vzít v úvahu, že v některých případech (zejména zpracování osobních údajů při vytváření uživatelského účtu v NR), výmaz údajů znemožní subjektu službu dále využívat. Pokud je NTK v pozici zpracovatele, je nutné žádost předat správci osobních údajů – partnerské instituci (poskytovateli obsahu do NR) a požadavek vyřešit ve spolupráce NTK a správce osobních údajů, NTK nemůže takový požadavek vyřešit bez této spolupráce.
Právo na omezení zpracování
Žádosti o omezení zpracování nelze vyhovět při zpracovávání OÚ v technickém řešení repozitáře. Žádosti lze vyhovět u užívání OÚ pro kontaktní účely.
Právo na přenositelnost údajů
Uživatel má právo osobní údaje získat elektronicky ve strojově čitelném formátu. Smyslem práva na přenositelnost je přenesení osobních údajů z jednoho systému do dalšího.
Právo vznést námitku proti zpracování
Subjekt osobních údajů má právo vznést námitku vůči zpracovávání osobních údajů. Správce musí na základě žádosti prokázat závažné důvody pro zpracování údajů. Některé zpracování osobních údajů nelze v mezidobě pozastavit. Pokud je NTK v pozici zpracovatele, je nutné žádost předat správci osobních údajů – partnerské instituci (poskytovateli obsahu do NR) a požadavek vyřešit ve spolupráci NTK a správce osobních údajů, NTK nemůže takový požadavek vyřešit bez této spolupráce.
Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů
Pokud je NTK v pozici zpracovatele, je nutné žádost předat správci osobních údajů – partnerské instituci (poskytovateli obsahu do NR) a požadavek vyřešit ve spolupráci NTK a správce osobních údajů, NTK nemůže takový požadavek vyřešit bez této spolupráce.
Zabezpečení osobních údajů
NTK prohlašuje, že přijala veškerá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů.
NTK prohlašuje, že k osobním údajům mají přístup pouze pověřené osoby – vybraní zaměstnanci NTK.
Zaměstnanci NTK jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o souvisících bezpečnostních opatřeních, a to i po ukončení jejich pracovního poměru v NTK.
Řešení incidentů
Všechny incidenty jsou hlášeny na adresu gdpr@techlib.cz a zpracovávají se dle zavedených instrukcí NTK, pokud NTK figuruje jako správce. V případě, že NTK v rámci hlášeného incidentu nevystupuje v pozici správce osobních údajů, ale je pouze zpracovatelem, NTK informuje partnerskou instituci a incident řeší ve spolupráci s ní či jí požadavek nebo stížnost bezodkladně předá.